Kantoorklachtenregeling

À la carte Arbeidsrecht advocatuur wordt gedreven door mr. S.T.W. Verhaagh, al jarenlang gespecialiseerd in het (individuele) arbeidsrecht.

Artikel 1 begripsbepalingen
In deze kantoorklachtenregeling wordt verstaan onder

• klacht iedere schriftelijke uiting van ongenoegen van of namens de cliënt jegens de advocaat of de onder diens verantwoordelijkheid werkzame personen over de totstandkoming en de uitvoering van een overeenkomst van opdracht, de kwaliteit van de dienstverlening of de hoogte van de declaratie, niet zijnde een klacht als bedoeld in paragraaf 4 van de Advocatenwet;
• klager de cliënt of diens vertegenwoordiger die een klacht kenbaar maakt;
• klachtenfunctionaris de advocaat die is belast met de afhandeling van de klacht;

Artikel 2 toepassingsbereik

1. Deze kantoorklachtenregeling is van toepassing op iedere overeenkomst van opdracht tussen À la carte Arbeidsrecht advocatuur en de cliënt.
2. De advocaat draagt zorg voor klachtafhandeling conform de kantoorklachtenregeling.

Artikel 3 doelstellingen
Deze kantoorklachtenregeling heeft tot doel

1. het vastleggen van een procedure om klachten van cliënten binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
2. het vastleggen van een procedure om de oorzaken van klachten van cliënten vast te stellen;
3. behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling;
4. verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening met behulp van klachtbehandeling en klachtanalyse.

Artikel 4 informatie bij aanvang dienstverlening

1. Deze kantoorklachtenregeling is openbaar gemaakt. De advocaat wijst de cliënt voor het aangaan van de overeenkomst van opdracht erop dat het kantoor een kantoorklachtenregeling hanteert en dat deze van toepassing is op de dienstverlening.
2. De advocaat heeft via de algemene voorwaarden opgenomen bij welke onafhankelijke partij of instantie een klacht die na behandeling niet is opgelost kan worden voorgelegd ter verkrijging van een bindende uitspraak en heeft dit bij opdrachtbevestiging kenbaar gemaakt.
3. Klachten als bedoeld in artikel 1 van deze kantoorklachtenregeling die na behandeling niet zijn opgelost, worden door klager voorgelegd aan de rechtbank te Arnhem.

Artikel 5 interne klachtprocedure

1. Klager is gehouden om aanstonds na het ontstaan van zijn klacht deze schriftelijk of per e-mail in te dienen, zodat adequaat op de klacht gereageerd kan worden en een oplossing binnen afzienbare termijn bereikt kan worden.
2. Indien een cliënt een klacht indient, richt hij zich daarbij rechtstreeks en schriftelijk tot mr. Verhaagh. Mr. Verhaagh reageert in beginsel binnen 4 weken op de schriftelijke klacht en zoekt waar mogelijk in overleg met klager naar een passende oplossing.
3. Wordt een oplossing niet binnen 8 weken bereikt, dan wordt de klacht binnen 10 dagen door mr. Verhaagh voorgelegd aan de klachtenfunctionaris. Als klachtenfunctionaris treedt op mw. mr. Eva van Otterloo, Evius Arbeidsrecht Advocatuur, gevestigd aan de Hollandiaweg 3 A2 te (6541 BD) Nijmegen, tel: 088-1970200, e-mail: info@evius.nl.
   De klachtenfunctionaris stelt de klager in de gelegenheid een beknopte nadere toelichting te geven op de klacht en mr. Verhaagh reageert daar zelf weer op.
4. De klachtenfunctionaris tracht vervolgens samen met klager en mr. Verhaagh tot een passende oplossing te komen.
5. De klachtenfunctionaris handelt de klacht af binnen een maand na ontvangst van de klacht of doet met opgaaf van reden mededeling aan de klager over afwijking van deze termijn met vermelding van de termijn waarbinnen daarna een oordeel over de klacht wordt gegeven.
6. De klachtenfunctionaris stelt de klager en degene over wie is geklaagd schriftelijk op de hoogte van het oordeel over de gegrondheid van de klacht, al dan niet vergezeld van aanbevelingen.
7. De klager laat daarna binnen vier weken schriftelijk of per e-mail aan À la carte Arbeidsrecht advocatuur weten of hij zich kan vinden in het onder punt 5 genoemde oordeel, bij gebreke waarvan de instemming verondersteld wordt. Kan klager zich niet in dit oordeel vinden, dan geeft hij dat gemotiveerd aan.

Artikel 6 geheimhouding en kosteloze klachtbehandeling

1. À la carte Arbeidsrecht advocatuur en de klachtenfunctionaris nemen bij de klachtbehandeling geheimhouding in acht, behoudens voor zover het de deken van de Orde van advocaten, rechterlijke instanties en/of enige tucht- of geschillencommissie betreft.
2. De klager is geen vergoeding verschuldigd voor de kosten van de behandeling van de klacht door À la carte Arbeidsrecht advocatuur. Kosten voor het voeren van een gerechtelijke procedure zoals griffierecht en kosten voor rechtsbijstand komen wel voor rekening van klager, behoudens voor zover de rechter in zijn uitspraak anders beslist als hij de klager in het gelijk stelt.

Artikel 7 verantwoordelijkheden

1. Mr. Verhaagh en de klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de tijdige afhandeling van de klacht.
2. Mr. Verhaagh houdt klager op de hoogte van de afhandeling van de klacht.
3. Mr. Verhaagh houdt het klachtdossier bij.

Artikel 8 klachtregistratie

1. Mr. Verhaagh registreert de klacht met daarbij het klachtonderwerp.
2. Een klacht kan in meerdere onderwerpen worden ingedeeld.
3. De klachtenfunctionaris brengt periodiek verslag uit over de afhandeling van de klachten en doet waar nodig aanbevelingen ter voorkoming van nieuwe klachten, alsmede ter verbetering van procedures.
4. Minimaal eenmaal per jaar wordt de verslagen en de aanbevelingen geëvalueerd.